Advocacia
Escritórios de advocacia
HojeProcessos, procurações e contratos espalhados em pastas pessoais e no e-mail.
- Documentos por cliente e por processo
- Procurações e contratos com acesso restrito
- Histórico de versões de cada peça
Essential · Gestão documental no SharePoint
Os documentos da sua empresa, no lugar certo e com acesso certo.
O Essential tira seus arquivos do servidor e das pastas soltas e organiza tudo no Microsoft 365 que sua empresa já usa: bibliotecas por área, cadastros padronizados, permissões e busca. Implantamos no seu ambiente, sem mensalidade, e a estrutura fica para você.
Construído sobre o Microsoft 365
SharePoint
OneDrive
Excel
Outlook
MensalidadeR$ 0Você não paga assinatura pelo Essential
Implantação~1 horaEstrutura instalada no seu ambiente
Onde rodaSeu M365No SharePoint da sua empresa
PropriedadeÉ suaSite, listas e bibliotecas ficam com você
Por que organizar
Todo mundo sabe que o arquivo existe. Ninguém sabe onde está a versão certa.
Servidor local, pastas pessoais, anexos de e-mail e conversas de WhatsApp. O Essential substitui esse cenário por um ambiente único, seguro e pesquisável, com regras claras de onde cada documento mora e quem pode vê-lo.
Como costuma ser
Com o Essential
Pastas no servidor que só funcionam dentro do escritório ou na VPN
Bibliotecas no Microsoft 365, acessíveis do escritório, de casa ou do celular
contrato_final_v3_revisado(2).docxUm único arquivo com histórico de versões, autor e data de cada alteração
Todo mundo enxerga tudo, ou cada um guarda o seu e ninguém acha nada
Cada área acessa os próprios documentos, e o que é comum fica em Compartilhados
Contrato social e acordo de sócios no e-mail de um dos sócios
Área Societária com permissão própria, separada da operação
Cada pessoa nomeia e classifica do seu jeito
Tipos de documento e áreas cadastrados uma vez e usados como filtro em tudo
Para quem é
Feito para quem vive de documento.
O Essential foi pensado para operações de até 50 pessoas que já usam ou podem usar o Microsoft 365, em especial nestes quatro perfis.
Contabilidade
Escritórios de contabilidade
HojeDocumento de cliente chegando por WhatsApp e obrigação mensal controlada em planilha.
- Biblioteca por cliente, filtrada por competência
- Obrigações do mês como tarefas com prazo
- Busca por CNPJ, tipo de documento ou cliente
Agronegócio
Fazendas e agronegócio
HojeNotas, contratos e documentos ambientais divididos entre o escritório da cidade e a sede da fazenda.
- Notas fiscais, arrendamentos e documentação ambiental organizados
- Manutenção de máquinas com tarefas e prazos
- Acesso pelo celular, no escritório ou no campo
Até 50 pessoas
Empresas de até 50 funcionários
HojeServidor local, pastas soltas e nenhuma regra de quem acessa o quê.
- Uma biblioteca por área, com permissões próprias
- Cadastros padronizados de áreas e tipos
- Sem mensalidade e sem sistema novo para aprender
Trabalhe de onde preferir
Os mesmos documentos no SharePoint, no Explorador de Arquivos e no Teams.
Um clique em Sincronizar e a biblioteca aparece no computador como uma pasta comum. No Teams, a mesma central abre dentro do canal da equipe. É sempre o mesmo arquivo, na versão mais recente.
Os quatro pilares
Simples de usar, sério na estrutura.
Organização
Bibliotecas por finalidade e metadados padronizados: área, subárea, tipo de documento e cliente.
Segurança
Acesso controlado por biblioteca e áreas restritas. A permissão é do SharePoint, não um link escondido.
Pesquisa
Filtros, exibições salvas e a busca nativa do Microsoft 365, inclusive dentro do conteúdo dos arquivos.
Escalabilidade
Novos módulos entram conforme a empresa cresce, sem refazer a base que já está funcionando.
O que vem no Essential
Uma central de ações, não uma lista técnica de bibliotecas.
A página inicial começa com a pergunta “O que você precisa fazer?”. O usuário navega por ações e nunca precisa decorar nome de lista ou biblioteca.
Tutorial
Veja o Essential funcionando no SharePoint.
Um passo a passo do produto real, dentro do Microsoft 365. Depois do vídeo, teste você mesmo na demonstração interativa.
Ecossistema Microsoft
Nativo do Microsoft 365. Sem sistema paralelo para manter.
O Essential é construído dentro do SharePoint da sua empresa e conversa com as ferramentas Microsoft que a equipe já usa. Nada roda fora do seu ambiente. Power Automate, Power Apps e Power BI entram depois, quando a empresa quiser evoluir.
office.onlineEdição no navegadorWord, Excel e PowerPoint online, sem baixar cópia.onedrive.syncSincronizaçãoBibliotecas no Explorador de Arquivos via OneDrive.versioningHistórico de versõesVolte a qualquer versão e veja quem alterou o quê.teams.tabTeamsAs mesmas bibliotecas como abas nos canais.EssentialMicrosoft 365
SharePointbibliotecas e permissõesOneDrivesincronizaçãoExcel e Officeedição onlineOutlookanexos e avisos
Power Automateautomações
Power Appsapps e formulários
Power BIdashboardsComo implantamos
Em cerca de uma hora, o Essential está no seu ambiente.
A estrutura é instalada direto no Microsoft 365 da sua empresa. Depois vêm migração e treinamento, para a equipe sair usando.
01
Diagnóstico
Mapeamos origem, volume, pastas atuais e regras de acesso.
02
Configuração
Instalamos site, bibliotecas, listas, colunas, exibições e permissões no seu ambiente.
03
Migração
Transferimos os arquivos e classificamos conforme o escopo contratado.
04
Validação
Conferimos acessos, documentos, filtros, páginas e cadastros com você.
05
Treinamento
Orientamos a equipe a consultar, carregar, atualizar e localizar documentos.
essential · instalação
# tenant: suaempresa.sharepoint.com→ criando site /sites/essential ok→ bibliotecas por área (8) ok→ bb_compartilhados · bb_docs_clientes ok→ lt_areas · lt_tipos_documentos ok→ lt_clientes · lt_tarefas ok→ páginas e navegação ok→ grupos e permissões ok# estrutura pronta · ~1h · sem mensalidade
Sobre a migração: o prazo da migração depende do volume e da organização do acervo. Classificação manual em massa, duplicidades e reorganizações extensas podem exigir serviço adicional, e isso fica claro na proposta.
O que você leva
Ao adquirir o Essential, sua empresa recebe tudo isto.
Não é só a estrutura instalada. Você leva o material para a equipe usar bem e evoluir o ambiente por conta própria.
01 · Produto
Zlean Essential
Estrutura documental completa instalada no SharePoint da sua empresa: bibliotecas, cadastros, tarefas, permissões e Área Societária.
Incluso02 · Produtividade
20 interações com o Copilot
Material com 20 interações com o Copilot mapeadas para o dia a dia: encontrar, resumir e comparar documentos.
Incluso03 · Capacitação
Curso de SharePoint
Curso para a sua equipe evoluir o ambiente por conta própria, sem depender de suporte para cada ajuste.
Incluso04 · Referência
Documentação completa
Documentação do SharePoint e do Essential: estrutura, bibliotecas, listas, permissões e como manter tudo organizado.
InclusoPerguntas frequentes
Antes de você perguntar.
Se a sua dúvida não estiver aqui, pergunte ao assistente no canto da tela ou fale com a gente pelo WhatsApp.
Tem mensalidade?
Não. O Essential é implantado no Microsoft 365 da sua empresa e a estrutura fica para você. Não existe assinatura do Essential para continuar usando.
Preciso comprar alguma licença nova?
O Essential é construído sobre o SharePoint, que faz parte da maioria dos planos empresariais do Microsoft 365. No diagnóstico, confirmamos se o plano da sua empresa já atende ou se algum ajuste é necessário.
O Essential é um ERP ou um CRM?
Não. Ele organiza, armazena, localiza e controla documentos. A Central de Clientes funciona como cadastro mestre para relacionar arquivos, sem pipeline comercial, probabilidade de venda ou etapas de oportunidade.
A Área Societária é realmente segura?
Sim, porque a separação é feita por permissão. Os documentos societários ficam em um ambiente ou biblioteca com permissões próprias. Esconder o link da página não substitui a segurança real, por isso não fazemos dessa forma.
Quantas bibliotecas a minha empresa vai ter?
As necessárias, e não mais que isso. Uma nova biblioteca só é criada quando existe diferença real de acesso, finalidade ou volume. Assuntos são resolvidos com metadados, como tipo de documento e subárea.
Quanto tempo leva a implantação?
A estrutura do Essential é instalada no seu ambiente em cerca de uma hora. O tempo da migração depende do volume de arquivos e fica definido na proposta.
Vocês migram os arquivos que já temos?
Sim. A migração faz parte da implantação e é dimensionada pelo volume e pela organização atual do acervo. O que estiver fora do escopo padrão é apresentado na proposta antes de começar.
Consigo acessar pelo Explorador de Arquivos e pelo Teams?
Sim. Com um clique em Sincronizar, a biblioteca aparece como pasta no Explorador de Arquivos via OneDrive. No Teams, a central do Essential pode ser fixada como aba no canal da equipe.
O que eu recebo ao adquirir?
O Zlean Essential instalado no seu ambiente, um material com 20 interações com o Copilot mapeadas, um curso de SharePoint para evolução própria e a documentação completa.
E se quisermos automações depois?
A estrutura do Essential foi feita para crescer. Automações com Power Automate, apps com Power Apps e dashboards em Power BI podem ser adicionados depois, sem refazer a base.
Próximo passo
Teste a demo ou agende uma conversa.
A demonstração tem dados fictícios e todas as áreas abertas: carregue um documento, crie uma tarefa, mova no Kanban e teste o acesso à Área Societária.
